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Privacy Guides is written in American English, and you should refer to APA Style guidelines when in doubt.
In general the United States federal plain language guidelines provide a good overview of how to write clearly and concisely. We highlight a few important notes from these guidelines below.
Writing for our audience
Das Zielpublikum von Privacy Guides besteht hauptsächlich aus durchschnittlichen, Techniknutzenden Erwachsenen. Don't dumb down content as if you are addressing a middle-school class, but don't overuse complicated terminology about concepts average computer users wouldn't be familiar with.
Address only what people want to know
Menschen brauchen keine übermäßig komplexen Artikel mit geringer Relevanz für sie. Figure out what you want people to accomplish when writing an article, and only include those details.
Tell your audience why the material is important to them. Say, “If you want a research grant, here’s what you have to do.” Or, “If you want to mine federal coal, here’s what you should know.” Or, “If you’re planning a trip to Rwanda, read this first.”
Personen direkt ansprechen
Wir schreiben für für eine Vielzahl von Menschen, aber wir schreiben an die Person, die es tatsächlich liest. Use "you" to address the reader directly.
More than any other single technique, using “you” pulls users into the information and makes it relevant to them.
When you use “you” to address users, they are more likely to understand what their responsibility is.
Quelle: plainlanguage.gov
Avoid "users"
Avoid calling people "users", in favor of "people", or a more specific description of the group of people you are writing for.
Organisieren von Inhalten
Organisieren ist der Schlüssel. Inhalte sollten von den wichtigsten zu den am wenigsten wichtigen Informationen fließen und Kopfzeilen so oft wie nötig verwendet werden, um verschiedene Ideen logisch zu trennen.
- Limit the document to around five or six sections. Lange Dokumente sollten wahrscheinlich in einzelne Seiten aufgeteilt werden.
- Mark important ideas with bold or italics.
Quelle: plainlanguage.gov
Begin with a topic sentence
If you tell your reader what they’re going to read about, they’re less likely to have to read your paragraph again. Überschriften sind hilfreich, reichen aber nicht aus. Establish a context for your audience before you provide them with the details.
Wir schreiben oft so, wie wir denken, indem wir zuerst unsere Prämissen und dann unsere Schlussfolgerung formulieren. Es mag die natürliche Art sein, Gedanken zu entwickeln, aber wir enden mit dem Themensatz am Ende des Absatzes. Move it up front and let users know where you’re going. Don’t make readers hold a lot of information in their heads before getting to the point.
Quelle: plainlanguage.gov
Choose your words carefully
Worte sind von Bedeutung. Sie sind die grundlegenden Bausteine der schriftlichen und mündlichen Kommunikation. Don’t complicate things by using jargon, technical terms, or abbreviations that people won’t understand.
Wir sollten versuchen, Abkürzungen so weit wie möglich zu vermeiden, aber Technologie ist voll von Abkürzungen. Im Allgemeinen sollte die Abkürzung/das Akronym ausgeschrieben werden, wenn sie/es zum ersten Mal auf einer Seite verwendet wird, und die Abkürzung in die Glossar-Datei für Abkürzungen aufgenommen werden, wenn sie wiederholt verwendet wird.
Kathy McGinty offers tongue-in-cheek instructions for bulking up your simple, direct sentences:
There is no escaping the fact that it is considered very important to note that a number of various available applicable studies ipso facto have generally identified the fact that additional appropriate nocturnal employment could usually keep juvenile adolescents off thoroughfares during the night hours, including but not limited to the time prior to midnight on weeknights and/or 2 a.m. on weekends.
Und das Original, mit stärkeren, einfacheren Worten:
Mehr Nachtjobs würden die Jugendlichen von der Straße fernhalten.
Prägnant sein
Unnecessary words waste your audience’s time. Gutes Schreiben ist wie ein Gespräch. Omit information that the audience doesn’t need to know. Als Fachexperte kann dies schwierig sein, daher ist es wichtig, dass jemand die Informationen aus der Perspektive des Publikums betrachtet.
Quelle: plainlanguage.gov
Keep text conversational
Verben sind der Treibstoff des Schreibens. Sie geben Sätzen Kraft und Richtung. They enliven your writing and make it more interesting.
Verbs tell your audience what to do. Make sure it’s clear who does what.
Use active voice
Active voice makes it clear who is supposed to do what. It eliminates ambiguity about responsibilities. Not “It must be done,” but “You must do it.”
Source: plainlanguage.gov
Verwendung von "muss" für Anforderungen
- "musst" für eine Verpflichtung
- "darf nicht" für ein Verbot
- "kann" für eine Ermessensentscheidung
- "sollte" für eine Empfehlung